Der Fahrzeugführer hat sich bei der Einfahrt in das BGH-Unternehmen mindestens mit der/den Nummer/n der Warenausgangsscheine / Lieferscheine / Ladelisten zu melden, die er übernehmen soll. Bei Unklarheiten erfolgt erst eine Einweisung zur Beladung, wenn eindeutige Angaben gemacht werden können.
Ist in der Avisierung eine Beladestelle als „ladefensterpflichtig“ gekennzeichnet, hat der Frachtführer entsprechend der mitgeschickten Anleitung ein Ladefenster über die BGH-Homepage zu buchen. Frachtführer, die an derartigen Ladestellen kein Ladefenster gebucht haben müssen mit erheblichen Verzögerungen rechnen.
Die Versandabteilungen der BGH-Unternehmen teilen die Versandbereitschaft der Waren je nach Vereinbarung per Email oder Fax dem Käufer oder einem vom Käufer benannten Beauftragten mit.